مصروفات الصيانة بند محدد بكل ما يتعلق به من مصروفات مباشرة، وغير مباشرة (يتم وضع أسس لحسابها واعتبارها ضمن تلك المصروفات). ويمكن تقسيم مصروفات الصيانة إلى نوعين، وفقاً للسياسة التي يتم إعتمادها وتطبيقها:

1.    أن تتم أعمال الصيانة من خلال شركات متخصصة يتم التعاقد معها على أساس تقديم عروض سنوية يتم دراستها، وإختيار الأفضل من حيث الأسعار وسابقة الأعمال والسمعة لكل شركة متقدمة، أو

2.    من خلال تعيين أطقم فنيين ومشرفين دائمين في مختلف أنواع الصيانة المطلوبة للمدينة، ويتم تحميل مرتباتهم كمصروفات مباشرة ضمن المصروفات الفعلية لأعمال الصيانة (من مواد خام وعدد وآلات ومستلزمات تشغيل...إلخ). وهذا النوع يلزمه عمل موازنات سنوية، يتم من خلالها تحديد المصروفات المتوقعة للبنود المختلفة لأنواع وأعمال الصيانة السنوية، ويتم إعتمادها وفقاً لأسس ومعايير واقعية. وفي نهاية كل سنة يتم عمل مقارنة لأرقام تلك الموازنات مع المصروفات الفعلية، ويلحق بها (بالمقارنة) تقرير لتوضيح وتفسير أسباب الفروق بين المتوقع في بداية العام والفعلي في نهايته. فإذا تعدت معدلات الفروق (بالزيادة أو النقص) المعدلات الطبيعية (نتيجة تضخم وتغير في الأسعار وحجم الأعمال...إلخ)، دل ذلك إما عن ضعف خبرة من وضع الموازنات ومن راجعها وإعتمدها، أو تكون مؤشراً لوجود تلاعب باحتساب الأسعار والتكاليف، وكلا الأمرين مرفوض ويخضع للتحقق والتحقيق.

كل من النظامين له مميزات وعيوب. وحتى لا نخوض في هذه وذاك، نتركها لأصحاب الخبرة. فيمكن بما لدى المسؤولين من خبرة في إدارة مثل هذه المواقع، ترجيح أي النظامين من الناحية العملية والإقتصادية أفضل للتطبيق.

أما مصروفات الإدارة فهي بوابة عريضة (سداح مداح...مفتوحة على مصراعيها بلا أسوار ولا كاميرات ولا كروت إلكترونية)، وتشمل كل مصروفات الصيانة المشار إليها (أياً كانت السياسة المطبقة في البندين 1 أو 2 أو كلاهما معاً وفقاً للضرورة والحاجة)، إضافة لكل ما يمكن إخضاعه تحت بنود الإدارة (ويمكن من خلالها تطبيق سياسة شيء لزوم الشيء). مثلاً للتوضيح وليس للحصر: مرتبات العاملين، إبتداءاً من إمكانية إطلاق حدود أسقف مرتبات الوظائف التنفيذية ومرتبات الحبايب (وتعيين أبناء الحبايب - إن وجدوا)، مروراً بالمزايا الضرورية الواجب منحها (لزوم الشغل) للسادة المسؤولين، من مصروفات سيارات خاصة بتنقلاتهم لدواعي الإشراف والزيارات الميدانية، بدءاً من مصروفات البنزين والسائقين (وخدمة منازلهم ومدارس وكليات الأولاد)، مروراً بالصيانة، وإنتهاءاً بالقضاء عليها واستهلاكها دفترياً وبيعها خردة!! وكذلك مصروفات الإكراميات، ولأن الإكراميات من نوعية المصروفات التي لا يكون لها مستندات مؤيدة (كالهدايا والرشاوى مثلاً...مثلاً)، وبالتالي لا مانع من تحميلها بنفقات أخرى مثل حفلات إستقبال وأعياد ميلاد وليالي ملاح!! كل هذه قصص يعرفها المحاسبون القانونيون. فمثل هذه المصروفات (ومثلها كثير) تعتمد بالدرجة الأولى على سياسات ومستويات الرقابة الداخلية، وتدقيق ومراجعة مراقب الحسابات، التي لابد وأن يكون كلاهما غائباً في حالة التحصيل من ملاك، منهم من يقبل بهذه الأوضاع، ومنهم من لا يقبل ويكونوا في حالة تخبط أوعدم إتفاق، ولا يستطيعون معرفة شيءٍ عن إجمالي الإيرادات وإجمالي المصروفات... وبالتالي لا ضرورة لوجود تقرير لمراقب حسابات، لأنه لا يوجد ما يلزم بالإفصاح والشفافية عن تلك الإيرادات والمصروفات. تقرير مراقب الحسابات في النهاية لابد أن يصدر وفقاً لمبادئ ومعايير محددة ومتعارف عليها، ولا يمكنه تخطيها أو تجاهلها في حالة تجاوز الإدارة لمسؤوليتها عن تلك الإيرادات والمصروفات بحدود معينة.

هذا توضيح موجز جداً للتعريف المبسط جداً بمصروفات الصيانة والإدارة.

أما في حالة وجود إتحاد شاغلين ومجلس إدارة يمثله، تكون كل هذه القصص في الحدود المقبولة لكل الأطراف، ومسيطر عليها، ولا يوجد ما يدعو للخلاف عليها إلا في حدود الإستفسارات. فأي الحالتين أفضل؟ القرار في النهاية يرجع لمجموع الشاغلين أنفسهم.

قبل أن أختم هذه المشاركة، أأكد أن التوضيح أعلاه لا يعني أبداً إتهام أي أحد من قريب أو من بعيد بالفساد أو ما شابه ذلك لا سمح الله، ولكنه يعني أن عدم وجود رقابة وإفصاح يجعل الباب مفتوحاً على مصراعيه لإمكان حدوث مخالفات وفساد.

فرجاءاً لا أفاجأ برد بهذا المعنى أو في هذا الإتجاه.

لكم جميعاً كل تحية وتقدير،

إبراهيم سرِّي